Privacyverklaring

1. Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

Vandeburie bv, met maatschappelijke zetel te Esserstraat 26, 8550 Zwevegem, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via deze webshop. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@vandeburie.be of 056 64 47 36.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken enkel de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van onze webshop, de uitvoering van uw bestelling en onze administratieve verplichtingen.

• Accountgegevens. E-mailadres en naam die u opgeeft bij registratie of het plaatsen van een bestelling. Hiermee kunnen wij u identificeren en contact opnemen.
• Profielgegevens. Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer), bedrijfsnaam, btw-nummer, factuuradres, leveringsadressen, voorkeuren voor leveringsdagen en eventuele notities. Deze gegevens vult u zelf aan in uw klantenportaal.
• Bestelgegevens. Een momentopname (snapshot) van uw contactgegevens, leverings- en/of factuuradres, gekozen producten, hoeveelheden, prijzen, leveringswijze, leveringsdatum of afhaalmoment en eventuele opmerking. Bij bestellingen zonder account worden enkel de gegevens opgeslagen die strikt nodig zijn om de bestelling uit te voeren.
• Favorieten. De producten die u als favoriet markeert, gekoppeld aan uw account.
• Professionele aanvragen. Indien u via de pagina "Professioneel account" een aanvraag indient, verwerken wij uw keuze van activiteit, gewenste leveringswijze en de datum van aanvraag. Bij een "Anders"-keuze kan vrije tekst worden opgeslagen.
• Technische gegevens. Bij elk bezoek aan de webshop worden door Convex en de browser technische gegevens verwerkt die nodig zijn voor een goede werking (zoals IP-adres, tijdstip en type verzoek). Deze worden bewaard zolang als nodig is voor beveiliging en misbruikpreventie.
• Anonieme gebruiksstatistieken (analytics). Wanneer u in de cookiebanner uitdrukkelijk toestemming geeft voor analytics, slaan wij anonieme, eerste-partij gebruiksstatistieken op (zoals bekeken producten, zoekopdrachten en categorieën). Deze gegevens bevatten geen IP-adres, naam, e-mailadres of andere persoonsgegevens en worden enkel gebruikt om de webshop te verbeteren.
• Cookievoorkeuren. Uw cookievoorkeuren (analytics aan/uit) en het versienummer van het beleid waarop u toestemming gaf. Deze worden 365 dagen bewaard en kunnen op elk moment worden aangepast.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Accountbeheer. Het aanmaken, beheren en beveiligen van uw klantenaccount.
• Bestellingen verwerken. Het verwerken, bevestigen en opvolgen van uw bestellingen, en het klaarmaken van bestelbonnen en facturen.
• Klantenportaal. Het tonen van uw bestelhistoriek, adressen en favorieten.
• Noodzakelijke transactionele communicatie. Het versturen van bestelbevestigingen, meldingen over adres- en profielwijzigingen, en interne meldingen aan onze dienst over nieuwe professionele aanvragen. Deze communicatie is noodzakelijk voor de uitvoering van uw bestelling of uw klantenrelatie en kan niet worden uitgeschakeld zolang u klant bij ons bent.
• Promotionele e-mailcampagnes via Mailchimp. Voor promotionele e-mailcampagnes aan (bestaande) klanten over onze eigen producten, aanbiedingen, acties en andere relevante informatie maakt Vandeburie bv gebruik van Mailchimp. Mailchimp ontvangt daarbij de gegevens die Vandeburie bv zelf aanlevert (minstens uw e-mailadres en, waar van toepassing, naam en/of bedrijfsnaam). Deze verwerking verloopt buiten de code van deze webshop; de webshop zelf stuurt rechtstreeks geen gegevens naar Mailchimp.
• Individuele of gerichte commerciële communicatie via Microsoft/Outlook. Bepaalde rechtstreekse, persoonlijke commerciële berichten aan klanten worden door Vandeburie bv verstuurd via Microsoft/Outlook. Daarbij worden dezelfde type contactgegevens verwerkt (e-mailadres, naam en/of bedrijfsnaam). Ook deze verwerking verloopt buiten de code van deze webshop.
• (Toekomstige) afzonderlijke nieuwsbriefinschrijving. Een eventuele latere, aparte nieuwsbriefinschrijving staat volledig los van uw klantenrelatie en is alleen mogelijk op basis van uw uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming. Een dergelijke inschrijving bestaat momenteel niet.
• Anonieme gebruiksstatistieken (enkel met uw toestemming). Wanneer u in de cookiebanner akkoord gaat met analytics, verwerken wij anonieme, eerste-partij gebruiksstatistieken (bijvoorbeeld bekeken producten, categorieën en zoekopdrachten) om de werking van de webshop te verbeteren. Deze gegevens bevatten geen IP-adres, naam, e-mailadres of andere persoonsgegevens en worden nooit aan derden doorgegeven.
• Beveiliging en misbruikpreventie. Het beschermen van onze webshop tegen misbruik, met behulp van onder andere rate limiting op formulieren en aanmeldingen.
• Wettelijke verplichtingen. Het bijhouden van facturatie- en boekhoudgegevens zoals vereist door de Belgische en Europese wetgeving.

4. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw gegevens?

Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Uitvoering van een overeenkomst. Voor het verwerken van uw bestelling, account en levering.
• Wettelijke verplichting. Voor het bijhouden van facturatie- en boekhoudgegevens.
• Gerechtvaardigd belang. Voor beveiliging van de webshop, voorkomen van misbruik, intern beheer, en voor direct marketing naar bestaande klanten over onze eigen producten en diensten, wanneer aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan. Voor elektronische commerciële communicatie worden daarnaast de toepasselijke Belgische regels inzake elektronische direct marketing nageleefd. Wanneer voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, wordt die toestemming gevraagd.
• Toestemming. Voor het opslaan van anonieme, eerste-partij analyticsgegevens vragen wij uw voorafgaande toestemming via de cookiebanner. Ook voor een eventuele latere, afzonderlijke nieuwsbriefinschrijving of andere communicatie waarvoor de wet uw voorafgaande toestemming vereist, zullen wij die toestemming vragen.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw gegevens met externe dienstverleners die betrokken zijn bij de werking van de webshop of bij onze communicatie naar klanten. Op dit moment zijn dat:

• Convex (database en backend). Hosting van de webshopgegevens. Meer informatie vindt u op convex.dev.
• E-maildienst (bestelbevestigingen, interne meldingen). Voor het versturen van bestelbevestigingen naar u en interne meldingen naar onze dienst worden de strikt noodzakelijke gegevens (zoals uw naam, e-mailadres, adres en bestelgegevens) via een beveiligde verbinding doorgestuurd naar een externe e-maildienst.
• One-time-password (OTP) e-mailservice. Voor het versturen van de inlogcode ontvangt deze dienst enkel uw e-mailadres en de eenmalige code.
• Mailchimp. Externe dienstverlener die door Vandeburie bv wordt gebruikt voor promotionele e-mailcampagnes. Mailchimp ontvangt de gegevens die Vandeburie bv zelf aanlevert (minstens uw e-mailadres en, waar van toepassing, naam en/of bedrijfsnaam). De verwerking verloopt buiten deze webshop; de webshop stuurt rechtstreeks geen gegevens naar Mailchimp.
• Microsoft (Outlook). Externe dienstverlener die door Vandeburie bv wordt gebruikt voor individuele of gerichte commerciële communicatie naar klanten. Microsoft ontvangt dezelfde type contactgegevens (e-mailadres, naam en/of bedrijfsnaam). Ook deze verwerking verloopt buiten deze webshop.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze externe diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken of opslaan. Voor zover promotionele communicatie via Mailchimp en Microsoft/Outlook gegevens buiten de EER verwerken of opslaan, zorgen wij ervoor dat een passende doorgiftegrondslag wordt toegepast (zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Voor een aantal verwerkingen gelden wettelijke of fiscale bewaartermijnen (bijvoorbeeld voor facturen). Waar geen wettelijke termijn geldt, bewaren wij gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Concrete bewaartermijnen worden momenteel nog afgestemd met onze interne administratie en zullen in een volgende versie van deze verklaring worden opgenomen. Gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven worden in geen geval automatisch verwijderd.

• Account- en profielgegevens. Worden bewaard zolang uw account actief is. Na verwijdering van uw account worden persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering van gegevens die wij op grond van een wettelijke verplichting moeten bijhouden.
• Bestel- en factuurgegevens. Worden bewaard zolang als wettelijk vereist voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Technische logs en beveiligingslogs. Worden bewaard zolang als nodig voor beveiliging en misbruikpreventie.
• Contactgegevens voor direct marketing. Uw contactgegevens worden niet langer voor direct marketing gebruikt wanneer u bezwaar maakt of zich afmeldt. Een minimale afmeld- of suppressieregistratie kan worden bewaard zolang als nodig om te voorkomen dat u opnieuw ongewild wordt gecontacteerd.
• Cookievoorkeuren. Uw cookievoorkeuren (analytics aan/uit) worden 365 dagen bewaard in de cookie "vdb_consent", zodat wij uw keuze niet bij elk bezoek opnieuw hoeven te vragen. Daarna wordt de cookie automatisch verlengd of verloopt deze.
• Anonieme analyticsgegevens. Wanneer u analytics aanvaardt, worden anonieme gebruiksstatistieken bewaard zolang als nodig voor de doeleinden van kwaliteitsopvolging en rapportage. Er worden geen persoonsgegevens, IP-adressen of andere identificatoren opgeslagen.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Recht op correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering van uw gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt.
• Recht om bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om uw eerder gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor analytics) op elk moment kosteloos en eenvoudig in te trekken, via de cookie-instellingen van de webshop of via info@vandeburie.be.
• Recht om u op elk moment kosteloos en eenvoudig te verzetten tegen direct marketing, ongeacht het kanaal waarlangs deze wordt verstuurd (Mailchimp, Microsoft/Outlook of een later kanaal). Afmelden kan via de afmeldmogelijkheid in het bericht waar beschikbaar, en steeds via info@vandeburie.be.
• Recht dat uw afmelding of bezwaar wordt gerespecteerd in alle gebruikte marketingkanalen, ook wanneer promotionele communicatie via verschillende diensten wordt verstuurd.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, indien u meent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken.

Verzoeken kunt u richten aan info@vandeburie.be. Wij behandelen uw vraag zo snel mogelijk en in elk geval binnen de wettelijke termijn van één maand.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Concreet betekent dit onder andere: versleutelde verbinding (HTTPS), server-side rate limiting op formulieren en aanmeldingen, server-side invoervalidatie en het vermijden van het loggen van wachtwoorden, tokens of andere gevoelige gegevens.

10. Cookies en lokale opslag

Onze webshop gebruikt strikt functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn voor de werking van de site (zoals uw winkelmandje en taalvoorkeur). Daarnaast kunt u via de cookiebanner afzonderlijk toestemming geven voor anonieme, eerste-partij analytics. Wij gebruiken geen marketing- of trackingcookies van derden. Uw toestemming wordt 365 dagen bewaard en kan op elk moment worden aangepast of ingetrokken. Een volledig overzicht vindt u op onze cookiepagina.

11. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we functionaliteit toevoegen of wanneer onze externe verwerkers wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen wordt de datum onderaan deze pagina bijgewerkt.

12. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@vandeburie.be. We behandelen uw vraag zo snel mogelijk.